Infos und Möglichkeiten von Termin-Tools
„Nein, Montag ist eher schlecht…. Außer jeden dritten im Monat. Da habe ich frei. Oder Freitag in einer Woche, aber da geht nur bis mittags…“
Na, wer kennt solche oder ähnliche Unterhaltungen mit Kunden? Gerade im Dienstleistungsgewerbe, bei dem eine gewisse Zeit bzw. ein Termin pro Kunde vereinbart werden muss, sind solche Telefongespräche an der Tagesordnung. Abhilfe schafft ein Online-Termintool, welches direkt auf der Website installiert werden kann.
Zunächst werden allgemeine Dinge abgeklärt:
- Welche Dienstleistungen sollen zur Onlinebuchung angeboten werden? Kommen die Kunden immer für „das Gleiche“ wie zum Beispiel Fußpflege oder Gesichtsbehandlungen? Oder umfasst dein Leistungsportfolio mehrere Leistungen und Varianten? (Fußpflege wahlweise mit Massage oder Nagellack etc.)
- Müssen für unterschiedliche Dienstleistungen abweichende Zeiten erfasst werden? In einem Nagelstudio könnten das zum Beispiel das einfache Lackieren von Fingernägeln nebst der Neuauflage oder dem Auffüllen von Gelnägeln sein. Hier ergeben sich einige Dienstleistungen, welche in der Regel unterschiedlich lange dauern. Im Vorfeld sollte man sich also klar werden, welche Dienstleistungen im Durchschnitt wie lange dauern. Auch ist wichtig, dass man zwischen den einzelnen Dienstleistungen etwas Puffer für z.B. das Vor-/Nachbereiten der Behandlungsräume einkalkuliert.
- Wer nimmt Termine wahr? Gibt es einen Terminkalender oder mehrere Personen, welche Kunden empfangen können? Hier stellt sich insbesondere die Frage, ob ausreichend Räumlichkeiten für eine Doppelbelegung von Terminzeiten vorgehalten werden können. Und damit kommen wir auch schon zur nächsten Frage:
- Soll eine Raumbuchungsoption integriert werden? Denn eine versehentliche Doppelbelegung ist nicht nur für dich, sondern auch für deine Kunden unangenehm. Wenn du also mehr Mitarbeiter als Räume zur Verfügung hast, dann solltest du Terminbuchungen mit der gleichzeitigen Buchung eines Behandlungsraumes verknüpfen.
- Zu welchen Zeiten können Termine gebucht werden? Hier bist du ganz frei. Lege deine generellen Öffnungszeiten fest. Viele Tools bieten die Möglichkeit einer Synchronisation mit deinem privaten Kalender, sodass du dir private Termine eintragen kannst, eine zeitgleiche Terminbuchung durch einen Kunden jedoch vermieden wird.
- „Nur“ Onlinetermine oder auch Onlinezahlung? Was soll dein Kunde online erledigen können? Nur den Termin blocken bzw. buchen können oder soll auch direkt eine Zahlungsoption integriert sein? Hier sind den Ausgestaltungen keine Grenzen gesetzt. Was jedoch beachtet werden sollte: Onlinezahlungen sind mit Gebühren verbunden. Diese richten sich nach Anbieter und Zahlungsvariante. So gelten z.B. Kreditkartenzahlungen als eher teure Zahlungsvariante, gleichzeitig bieten dir diese Zahlungen jedoch ein Höchstmaß an Sicherheit, dass du dein Geld auch tatsächlich bekommst.
Nachdem die vorgenannten Fragenstellungen beantwortet wurden bist du bereit für die eigentliche Umsetzung. Es gibt unzählige Buchungstools, welche sich genau auf die Online-Terminbuchung spezialisiert haben. Die Kosten für ein solches Onlinetool variieren stark je nach benötigter Features, welche zusätzlich genutzt werden sollen. Diese können sein:
- Die eigentliche Terminvergabe an Kunden
- Das Führen einer Kundendatenbank mit Informationen wie z.B. Geburtstag, bevorzugte Behandlung oder Lieblingsprodukten
- Raumbuchungsoptionen
- Einsehen von Statistiken und Verläufen. Welche Leistung ist zu einem bestimmten Zeitpunkt besonders gefragt?
- Das Erstellen und Einpflegen von Dienstplänen
- Online Zahlungsmöglichkeit
Du merkst: Es gibt unzählige Möglichkeiten und Ausprägungen die ein solches Tool leisten kann. Von kleinen Lösungen bis mächtigen Termininstrumenten bietet der Markt so ziemlich alles, was du dir vorstellen kannst. Wenn du bereits eine vorhandene Website hast, so lassen sich diese Terminprogramme in vielen Fällen einfach auf deiner bestehenden Website einbinden.
Die direkten Vorteile liegen klar auf der Hand:
- Weniger Telefonaufkommen. Wie eingangs erwähnt kann die gemeinsame Terminfindung oft schwierig sein. Da ist es gut, wenn sich der Kunde direkt einen Wunschtermin oder eine Wunsch-Zeit blocken kann.
- Weniger Verwaltungsaufwand. Durch die Onlinebuchung können Kundendaten direkt abgefragt und gespeichert werden. Dies spart die Dateneingabe vor Ort und erleichtert womöglich die Abrechnung.
- Öffnungszeitenunabhängig. Gerade bei eingeschränkten Telefonzeiten ist es praktisch, wenn dein Kunde seinen Termin von der heimischen Couch aus buchen kann. Oder dann, wenn es ihm spontan einfällt.
Viele Kunden erwarten eine Online-Buchungsmöglichkeit
Hast du dir schon mal Gedanken darüber gemacht, welche Ansprüche Neukunden an deine Leistung haben könnten? Je nach Kundengruppe wird eine Onlinepräsenz vorausgesetzt und Termin-Tools als sehr positiv wahrgenommen. Vor dem Hintergrund, dass vermutlich nicht jeder deiner Mitbewerber einen solchen Service anbietet, kannst du hier unmittelbar punkten bzw. Neukunden generieren.
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